Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
МЫ РАДЫ ВАМ ПОМОЧЬ
Юр-поддержка населения > образец > Подготовка документов для сдачи в архив

Подготовка документов для сдачи в архив

Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством. Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера. Для того, чтобы вам было легче соориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению — в собственном Архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:.

Уважаемые друзья! Посетив наш сайт Вы узнаете много познавательной информации решения юридических вопросов.

Но если Вы хотите узнать ответ конкретно Вашей проблемы, мы также сможем вам помочь. Обращайтесь в форму онлайн-консультанта, наши специалисты по юриспруденции в максимально короткий срок ответят Вам четко и по существу.

Консультация предоставляется БЕСПЛАТНО !

Содержание:

Подготовка документов к передаче в архив: что необходимо знать

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника.

Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов. В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив.

При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению.

Порядок данной процедуры также чётко регламентирован. Завершающим этапом архивирования кадровых документов является передача подготовленной документации в архив предприятия на дальнейшее хранение в течение срока, установленного законодательством отдельные документы хранятся на протяжении 75 лет.

Собственно сам процесс по архивированию кадровых документов представляет собой ответственную и трудоёмкую работу. Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней. Однако имеется альтернативный вариант, позволяющий обеспечить правильное архивирование и надежное хранение документов.

Для этого следует обратиться к компании, представляющей профессиональные услуги по архивирование кадровой документации, которые обойдутся дешевле, чем создание и ведение собственного архива.

Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени. Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации.

При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей. Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел. Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения. К состоянию архивированных кадровых документов предъявляются достаточно высокие требования. Полный учёт документации ведётся для фиксации хранящегося количества кадровых документов, а также при поступлении и выбытии документов из архива предприятия.

Эту процедуру выполняют для обеспечения полной сохранности архивной документации и для быстрого поиска любых документов. Как правило, оформление документов в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный документ или совокупность нескольких взаимосвязанных документов, помещенных в индивидуальную обложку. Основной задачей в процессе архивировании кадровых документов является составление корректной описи документов в архив предприятия, архивное хранение документов и кадровых дел по каждому сотруднику и своевременная передача документов в архивное учреждение при передаче архивной документации на хранение в госучреждения.

При работе с архивными документами мы гарантируем полную конфиденциальность и сохранность документов в архиве. Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г.

В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов. Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию разработать Положение об архиве фирмы. Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г. Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля г.

В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив п. В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность. Меры ответственности — предупреждение или административный штраф от до рублей ст. Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы. При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия например, в результате банкротства — на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный муниципальный архив только по описям.

По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября г.

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант — создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.

Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен см. Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров длины архивной полки и средней толщины ,5 см стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок.

Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы между рядами стеллажей — см п. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам летнего срока хранения о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. Экспертиза ценности документов и дел — это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение п. При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению п. Формы описей дел приведены в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций.

При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:. В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного муниципального архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение службу кадров, бухгалтерию направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один — рабочий, другой — страховочный. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы.

Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения — работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее.

Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы. Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения , где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют.

В программе Тирика-Магазин есть функция перемещения документов в архив. Эта функция может использоваться для двух разных целей:. Для обоих этих способов использования программы служит функция архивирования документов.

Документ будь то продажа, закупка или списание может быть либо заархивированным, либо нет, при этом:. Если Вам необходимо скрыть старые документы см.

Со временем в базе данных программы накапливается большое кол-во документов и финансовых операций , и чем больше в программе данных, тем медленнее начинает она работать при загрузке этих документов.

Особенно это сильно заметно при работе со списком продаж. С годами их накапливается столько, что на загрузку этого списка в окно программы необходимо до нескольких минут.

Для того чтобы ускорить работу этого окна и других окон программы, которые тоже содержат всевозможные финансовые документы и накладные, была разработана система архивирования.

Архивировать можно документы как по одному, так и массово, выделяя диапазон дат, который нужно заархивировать. Заархивированные документы можно скрыть из виду с помощью разграничения прав доступа из списков и тем самым ускорить работу.

При этом на систему отчётов эти скрытые документы не повлияют, отчётность будет по ним такая же как и у документов, которые не скрыты. Это один из вариантов использования этой опции. Вы можете не скрывать документы, если у вас в этом нет необходимости, а просто запретить их извлекать из архива с помощью разграничения прав доступа и тем самым ограничить продавцов в редактировании документов за прошедшие периоды.

Сами же, как руководитель вы можете извлечь из архива любой выбранный документ и заархивировать его обратно, если вам нужно, что-то в нём изменить, это второй вариант использования этой опции. Данная возможность работает только в том случае, если в пункте меню Файл Настройки Пользователи у вас введен хотя бы один пользователь программы.

Также это можно сделать из панели инструментов, нажав на кнопку с иконкой в виде синий булавки, перемещённый документ в архив помечается такой же синей булавкой.

Вы сразу же попадёте в следующее окно в котором нужно задать период, который Вы хотите заархивировать смотрите снимок ниже.

Подготовка дел к передаче в архив

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Подготовка документов для сдачи в архив

Р абота по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Организует и координирует эту работу традиционно заведующий архивом или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив. Технические исполнители: представители отделов, готовящие свои документы к передаче. Контролирует данную работу обычно заместитель руководителя организации по общим вопросам или тот зам, в чье ведение входит архив. Обратимся к тексту самих Правил: если государственные органы и местного уровня, а также их подведомственные организации обязаны создавать архив см. Если же у вас есть архив, то встает следующий вопрос: какие документы подразделений и когда передавать в него? Ответы вы найдете в п. Если коротко, то в архив должны поступать:. В серьезных организациях утверждается график передачи дел из подразделений в архив приказом руководителя, чтобы упорядочить эту работу.

Готовим документы к передаче в архив организации

Чтобы просматривать закладки необходимо авторизоваться на сайте! В результате реорганизации одно учреждение здравоохранения будет присоединено к другому. Данное решение утверждено приказом комитета по здравоохранению Мингорисполкома. При реорганизации организации все архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передают в архив правопреемника.

Второй этап экспертизы ценности документов проводится в структурных подразделениях при методическом руководстве и участии архива в процессе подготовки дел к передаче на хранение в архив организации, то есть в процессе комплектования архива. Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования данного архива.

Подготовка документов для сдачи в архив. В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко. Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации — прямая обязанность сотрудников структурных подразделений.

Архив документов

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Приказ Минкультуры России от Федеральный закон от Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства.

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

Подготовка документов к сдаче в архив. В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть.

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Дела же временного хранения до 10 лет включительно могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя.

HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов. Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом.

Предложение действительно по всей территории РФ!

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы. Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов. Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

История делопроизводства. Инструкция по делопроизводству. Должностная инструкция. Отметки на документе. Деловой стиль текста. Форматы бумаги и размеры полей.

Susi Villa Tplayground. Gay Bars. W 48th St, New York, NY Susi Villa TS parties. Gay Bars.

Комментариев: 2
  1. Розина

    Ну наконец то

  2. Климент

    Какая фраза... супер, великолепная идея

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2020 Юридическая консультация.